Digitalisierung und Automatisierung von Onboarding und Pflichtschulungen: Die Hollu Akademie User Journey
Veröffentlicht von Eva Hernschier, SupraTix GmbH (2 Monate, 2 Wochen her aktualisiert)
Die hollu Systemhygiene GmbH, ein führender österreichischer Hersteller von Reinigungsprodukten, investiert erheblich in die Aus- und Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden.
Ein Teil der Schulungen ist für die Mitarbeitenden verpflichtend oder muss regelmäßig aufgefrischt werden. Abhängig von ihrer spezifischen Rolle benötigen die Mitarbeiter unterschiedliche Trainings online und offline. Diese Schulungen müssen rechtskonform dokumentiert werden, um den hohen Standards im Bereich Hygiene und Reinigung gerecht zu werden.
Hollu strebte eine digitale Lösung an, mit der Schulungen effizient erstellt, verwaltet und nachverfolgt werden können. Ziel war es, eine benutzerfreundliche und flexible Plattform zu entwickeln, die sowohl die Unternehmensanforderungen als auch die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt.
In Zusammenarbeit mit SupraTix wurde die "holluakademie" entwickelt und kontinuierlich optimiert. Der Fokus lag auf der Erstellung und Automatisierung von geplanten Aktionen - und der Einbindung des Rollen- und Gruppenkonzepts aus Office 365, um maßgeschneiderte Lernpfade für einzelne Mitarbeitende und -gruppen zu ermöglichen.
Es wurden verschiedene Online-Kurse mit integrierten Überprüfungsmethoden entwickelt und Schulungen digitalisiert. Dazu wurden Zertifikattemplates für die erfolgreiche Teilnahme erstellt. Mitarbeitende werden entsprechend dem entwickelten Gruppen-und Rollenkonzept, welches aus dem bestehenden IT-System (Office365) über API-Schnittstellen synchronisiert wird, automatisch den relevanten Gruppen zugeordnet und erhalten über entsprechend geplante und hinterlegte gruppen- oder rollenspezifische Aktionen (UserJourneys) automatisch Zugang zu den für sie relevanten Schulungen. Diese werden inklusive der Deadlines übersichtlich über einen persönlichen Schulungskatalog bereitgestellt. Die Kurse und Empfehlungen werden entsprechend der eingestellten Zeitabstände, Bedingungen, z.B. bestandener Vorgängerkurse freigeschaltet und Deadlines automatisch angepasst. Ein integriertes Erinnerungs- und Eskalationsmanagement unterstützt die termingerechte Durchführung der Schulungen. Zertifikate von Pflichtschulungen sind zeitlich begrenzt, darüber kann eine automatische regelmäßige Auffrischung gesteuert werden.
Alle Lerndaten und Zertifikate werden in einer zentralen Nutzerakte gespeichert und sind nur von Personen mit entsprechenden Rechten einsehbar.
Reduzierung des Verwaltungsaufwands durch Automatisierung
Das gesamte Onboarding der Neueinstiege und Schulungen der Mitarbeitenden wird über die holluakademie automatisiert abgewickelt und dokumentiert.
Über die Schnittstelle zum bestehenden Personalverwaltungstool von Office 365 werden alle Nutzer automatisch in die Plattform übernommen und die Rolle und Gruppe zugeteilt. Sie bekommen auf Grund ihrer Gruppen und Rollenzuordnung ihren Schulungspfad, bestehend aus mehreren Schulungen und Eskalationsmanagement. Diese Aktionen werden alle automatisch durch die Plattform ausgeführt.
Jeder Mitarbeitende wird so zum benötigten Stand geleitet, ohne das Kurse manuell zugeteilt und Lernstände nachgehalten werden müssen
Der Verwaltungsaufwand konnte um 80% gesenkt werden. Die zuständigen Mitarbeitenden haben mehr Kapazitäten zur individuellen Betreuung und andere Aufgaben frei.
Module: Admin (mit UserJourney, Gruppenverwaltung), Creator, Schulungskatalog, Kontakte, StoreConnect, Teaching, API-Gateway, SLP-Dashboard
